Desafíos del teletrabajo en tiempo de pandemia
Por: Ana Gamboa Quesada - 10 mayo 2020
No hay duda de que la emergencia del Covid-19 nos encontró completamente desprevenidos en todos los aspectos de la vida, y uno de ellos fue acostumbrarse a la nueva realidad de tener que trabajar desde casa.
De un momento a otro, millones de personas alrededor del mundo y obligados por la contención del covid-19, tuvieron que adoptar el desafío de trabajar desde casa y aprender en tiempo récord el manejo de herramientas digitales como Teams, Zoom u otras opciones que permiten el teletrabajo.
La psicóloga Carol Custodio, especializada en Administración Pública, dijo a La Voz de América que una buena parte del mercado laboral y de la comunidad escolar ha sido forzada por las circunstancias a trabajar desde casa.
Custodio afirma que lo anterior implica grandes cambios, los cuales van desde adaptar en casa un espacio destinado al trabajo, adoptar nuevos horarios – que en muchas ocasiones van más allá del laboral - hasta lidiar con una doble carga.
Un ejemplo de ello es que las personas que tienen niños no sólo están pendientes de su trabajo, también lo están de las clases en línea que están realizando sus hijos y en otros casos hasta se han convertido en maestros de éstos.
Mientras las diferentes empresas se adaptan al ritmo de trabajo remoto, y muchas no tenían siquiera un plan de contingencia-, los horarios laborales se han alterado, la gran mayoría están sosteniendo conferencias de planificación durante fines de semana para organizar equipos virtuales, trazar lineamientos o modelos concretos de trabajo. Todo ello muchas veces en tiempos en que el ancho de banda les permita experimentar con las tecnologías.
Los pros y los contras
Laura Ripani, especialista principal en la División de Mercados Laborales del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) ha escrito sobre las ventajas y desventajas del teletrabajo en tiempos del coronavirus, lo cual califica como “un experimento a escala mundial”.
Ripani cita que, “a pesar de que da mayor flexibilidad de horarios, el teletrabajo hace más difícil definir de qué hora a qué hora trabajamos, pudiendo tener efectos negativos en nuestra salud mental y física. En segundo lugar, a pesar de que el teletrabajo puede considerarse una herramienta que tiene efectos positivos en el balance entre la vida personal y la vida profesional, también puede terminar teniendo justamente el efecto opuesto si se borran las fronteras entre estos dos ámbitos”.
La especialista, que ha escrito sobre este tema en el blog Factor Trabajo de la División de Mercados Laborales del BID, también explica que el COVID-19 ha marcado un punto de inflexión en el tema del trabajo remoto, en especial porque la tecnología actual lo ha permitido.
Experiencias en distintos países
En China, el brote de COVID-19 ha propiciado un experimento masivo de trabajo remoto. Los empleados utilizan plataformas virtuales para efectuar reuniones, realizar capacitaciones, informar y seguir el avance de tareas con sus compañeros y jefes. También comparten información sobre su estado de salud. En el último mes ha aumentado el uso de aplicaciones y plataformas de apoyo al trabajo móvil, comunicación unificada, organización de contactos, videollamadas y mensajería.
Nancy Messonnier, directora del Centro Nacional de Inmunización y Enfermedades Respiratorias (NCIRD) estadounidense, ha sugerido recientemente que las medidas prácticas que las empresas pueden tomar incluyen reemplazar las reuniones en persona con videoconferencias o conferencias telefónicas y permitir que los empleados trabajen a distancia.
En la zona norte de Italia –y un poco menos en el resto del país–, muchas corporaciones han dado a sus trabajadores la opción de realizar sus funciones habituales desde su hogar a través de internet.
En España, la firma Ericsson ha enviado de manera preventiva a los empleados a trabajar a casa tras haber confirmado la infección de una trabajadora croata. Por otro lado, una conocida operadora de telefonía ha enviado a 2 200 empleados de su sede central a teletrabajar en un simulacro con doble objetivo: comprobar que la compañía se puede dirigir en modo remoto y que las herramientas y medios informáticos de sus trabajadores son los adecuados para trabajar desde casa.
Otras empresas que están aplicando medidas son Iberdrola, Endesa y BBVA. Muchas entidades han cancelado los viajes de sus empleados con origen o destino a lugares de contagio.
En Irlanda, Google ha enviado a su casa a 8 000 trabajadores y Twitter ha recomendado a todos sus empleados laborar desde casa.
Teletrabajar no es solo quedarse en casa
Las soluciones de teletrabajo que se están tomando ante esta crisis sanitaria pueden crear una ventana de oportunidad para su adopción de forma más generalizada. Pero hacerlo de manera apresurada supone muchos riesgos.
Sin embargo, trabajar fuera de la empresa no siempre es viable. No todos los oficios, ni todos los puestos requieren el uso de telefonía, ordenador o internet. Por ejemplo, la presencia del empleado es necesaria cuando las labores se orientan a servicios como la limpieza, la hostelería, la reparación de automóviles, la construcción y el transporte.
En caso de que teletrabajar sea una opción, es más adecuado utilizar el concepto de equipo virtual de trabajo o EV. Este no solo implica que el trabajo se realice a distancia, sino que también establece una relación formal de cooperación de equipo entre el empleado, el jefe y los compañeros con el máximo nivel de interacción, comunicación y trazabilidad de tareas. Además, requiere el uso de herramientas colaborativas, con métricas de avance y rendimiento sobre los objetivos planteados.
El uso de equipos virtuales de trabajo ha sido natural en empresas con proyectos de desarrollo de software distribuidos globalmente, debido a que las herramientas TIC de colaboración son cotidianas para estas compañías.
Los EV también se han utilizado por años en equipos VOST (virtual operation support team) en agencias de prevención y mitigación de desastres, equipos virtuales de crisis o equipos virtuales de instituciones de protección civil de muchos países, donde expertos de varias ramas colaboran de forma activa y remota en prevenir o solucionar emergencias.
Pautas para jefes y empleados
Un rol importante en los equipos virtuales es el de e-líder (líder digital o jefe virtual) que utiliza herramientas digitales de información y comunicación para diseñar, planificar, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar resultados.
Si los teletrabajadores carecen de una guía y controles, se corre el riesgo de que el trabajo salga mal o se entregue tarde, pues cada empleado trabajará a la distancia según le parezca. Lo que no se mide no se puede gestionar.
Los responsables de gestionar los equipos virtuales deben hacer un gran esfuerzo en la etapa de transición. Los e-líderes deben estar igual o mejor preparados que sus trabajadores virtuales en cuanto a herramientas TIC para el uso efectivo y equilibrado de los canales de comunicación y colaboración. Deben tomar en cuenta algunos elementos claves:
• Verificación de las condiciones ambientales, ergonómicas y tecnológicas del espacio de trabajo del colaborador remoto para lograr un buen desempeño. El uso de vídeo del entorno constituye un gran apoyo, pero en ocasiones viola la intimidad.
• Gestión de procesos orientados al trabajo como el diseño de las tareas y su interdependencia, su comunicación, su coordinación y los ajustes tarea-tecnología.
• Gestión de factores socio-emocionales como el estilo de liderazgo, la construcción de relaciones, la cohesión, la confianza y el empoderamiento de los empleados.
• Gestión de horarios y tiempos con los teletrabajadores para encontrar momentos para las labores individuales y grupales.
• Medición de la satisfacción de los colaboradores.
• Medición del rendimiento de los empleados y del equipo de trabajo.
Algunas consideraciones para el trabajador virtual o remoto:
• Debe tener muy claras las tareas que le corresponden, los tiempos límite que tiene para realizarlas y las reglas que debe acatar. Normalmente las tareas remotas se asignan por objetivos.
• En condiciones ideales, quien opta por trabajar en casa de manera total o parcial (algunos días) debe haber demostrado suficiente madurez en su labor y habilidades blandas que le permitan interactuar y responder bien en forma remota.
• El trabajador debe separar los espacios de convivencia familiar de su responsabilidad laboral. El hecho de que se abra un espacio laboral dentro de su propia casa puede causar distracción y dificultad para establecer límites entre lo personal, lo familiar y lo laboral.
• El teletrabajador, en la medida de lo posible, debe negociar el horario diario que más le convenga de acuerdo a su realidad.
• La distancia y la falta de roce presencial con compañeros y jefes genera muchas veces pérdida de identidad del teletrabajador con respecto a su empresa y la soledad puede generar una potencial desmotivación.
• Además de ser bueno en el trabajo que se le pide, el empleado remoto debe manejar las herramientas tecnológicas de información y comunicación. También debe lidiar con una serie de factores o elementos que no son tangibles o fácilmente medibles: ética, motivación, empoderamiento, comunicación, grado de virtualidad, confianza y lealtad.
El acompañamiento y la gestión del e-líder es muy importante para lograr que la aventura del teletrabajador avance en la dirección correcta.
Algunas conclusiones sobre teletrabajo y COVID-19
Ante la actual crisis de salud, las empresas intentan implementar soluciones de emergencia siguiendo el estilo de tiempos desesperados requieren medidas desesperadas. Pero es conveniente recurrir a la base de conocimiento existente sobre equipos de trabajo virtual para poder gestionar de una manera razonada y probada a los empleados remotos.
Convertir el trabajo presencial de una organización en uno virtual al 100 % o en una mezcla de ambos conlleva una serie de retos tanto para el teletrabajador como para el líder de equipo virtual. Los desafíos suponen ajustes durante la etapa de transición que pueden causar grandes problemas de comunicación, confianza y resultados.
Es aconsejable que las empresas que quieran aplicar esta modalidad lo hagan de forma gradual, combinando días de trabajo presencial con días de trabajo remoto. Los problemas laborales de un equipo presencial cara a cara empeoran con la distancia, nunca disminuyen.
Las nuevas generaciones de empleados (los nativos digitales) cuentan con amplias competencias digitales, ya que tienden a aprender y adoptar sin demasiado esfuerzo las nuevas tecnologías. Si el líder tradicional quiere evolucionar a líder remoto, deberá reconvertirse en muchos aspectos, al menos respecto a los nuevos medios digitales y canales de interacción.
El COVID-19 pasará en un tiempo, pero la experiencia generada con el teletrabajo en equipo virtual, organizado con buenas prácticas de gestión y colaboración, aunado a la incorporación del 5G, marcará una nueva era en las relaciones laborales y las tareas para las empresas que se sumen a esta evolución.